前回は、名刺の役割と名刺交換の基本的なやり方についてご説明しました。今回は、複数人での名刺交換の仕方や、名刺の管理について詳しくご紹介します。基本中の基本である名刺交換をもう一度復習して、ワンランク上のビジネスパーソンになりましょう。

【複数人と名刺交換する場合の注意点】

あらかじめ大体必要である人数分の名刺を名刺入れから取り出して、準備しておきます。重ねて準備した名刺から一枚ずつ渡して行きましょう。

名刺交換は役職が上の人から渡すのがマナーです。もし、役職が分からない場合は、部屋に入ってくる順番や話している言葉などで判断しましょう。

また、こちら側も複数で訪問する場合は、役職が上の人から名刺交換をします。上司と自分で訪問した時は、上司から交換します。相手側も複数人いる場合、上司同士の名刺交換から始まります。次に自分と相手側の上司、自社の上司と相手側の担当の人、自分と相手側の担当の人という順番になります。

【名刺の管理の仕方】

名刺は会社でその人を証明するものなので、大切な情報がたくさん記載されています。名刺フォルダなど、自分の管理しやすい方法で大事に保管します。

また、その後のためにも名刺の裏にその人の特徴や会話で印象に残ったことなどを書いておくと後で役に立ちます。

その場で書くのは失礼になります。しかし、内容がはっきりしているうちに書くのが良いので、会社に戻ればすぐに記入する事をおすすめします。

また、使わなくなった名刺については、必ずシュレッダーにかけて処分するようにしましょう。

【名刺交換をする時の注意】

●相手に先に名刺を出された場合

あらかじめ準備をしておく事をお伝えしましたが、先に名刺を出された場合、慌ててカバンの中を探すのではなく、お待たせしないよう「頂戴します」と相手の名刺をしっかり受け取り、それから落ち着いて名刺を取り出し「申し遅れました」と一言添えて、名刺を差し出しましょう。

●名刺を忘れてしまった場合

どこに行くにも名刺を忘れずに持って行く事は基本です。万が一、忘れてしまった場合は、「ただいま名刺を切らしておりまして」と謝罪して、社名と名前を名乗ります。「忘れた」と言うのは印象が良くないのでやめましょう。

その後すぐに、謝罪の手紙とともに名刺を相手に送ります。

名刺切れももちろんマナー違反です。多めに名刺を補充するように、普段から気を付けて発注するように心がけましょう。

●受け取るときにどこを持つか

会社のロゴマークなどが名刺の端に印刷されている場合があります。

相手の社名や名前が書いている部分を持つ人はいないと思いますが、このロゴマークの上にも指を乗せないように注意しましょう。

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