前回は、Web会議とはどのようなものなのか。そして、画面にうつることの注意点について紹介しました。今回は、Web会議をする場所や環境の注意点、Web会議で話す時に気を付けることなどをご説明します。

【Web会議で注意したいこと】

〈Web会議をする場所や環境での注意点〉

●安定した通信環境を整える

電波が弱い場所や移動中は通信の速度が遅くなる可能性があります。

通信速度が安定した、場所で会議に参加するようにしましょう。

また、事前にしっかり接続されるかどうか確認できる場合は、確認しておいた方がトラブルを防げます。

●静かな場所で参加する

生活の音が聞こえてしまうと他の人も会議に集中することができません。子供やペットがいる家庭では、子どものいる部屋から離れた部屋を使うようにしましょう。

マイクはミュートにすることを心がけ、自分が話すときだけオンにして話しましょう。

相手の声が聞き取りに食い場合は、イヤホンを付ければ聞き取り安くなります。

●ハウリングに注意する

同じ場所から２台以上で同じWeb会議に参加すると、音声にエコーがかかったような「キーン」や「ボーン」という音がするハウリングが起こることが多いようです。

同じ場所でたくさんの人が同じ会議に参加する場合は、マイクをオンにするのは、１台にしましょう。

〈会話する時の注意点〉

●ゆっくり、はっきり、丁寧に話す

Web会議では、マイクが自分の声を相手に伝えてくれます。実際に対面して話すのと違い、聞き取りにくいこともあります。声が実際と遅れて届くということもあります。

早口にならないように、いつもよりゆっくり、はっきり、丁寧に話すことを心がけましょう。

●相槌は声を出さないようにする

対面の会議では、話を聞いていることを伝えるために声を出しながら相槌を打つことも多いです。

しかし、Web会議では、声を出しての相槌は相手の話の邪魔をしてしまうことになるので控えましょう。

声を出しての相槌は控えますが、何も反応がないと対面での会議以上にWeb会議では不安になります。きちんと話を聞いていること、話が聞こえていることを伝えるためにも頷きを多めにして、相槌を打ちましょう。

●自分ばかり話さない

どうしてもWeb会議では、通信の問題もあり声が相手に届くまでに時間がかかることがあります。自分が話しをする場合は、一つの話しが終われば少し間を空けるようにして、相手が話し出すタイミングを取れるようにしましょう。

自分ばかり話しているなと感じた場合は、相手に一言お詫びを添えて「何かありますか」と聞いてみましょう。

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