社会人のマナーとして基本にもなるのが電話対応ではないでしょうか。新人研修でも必ずある項目ですが、いざ働き始めると電話が鳴ると緊張して、どうしていいか困ってしまうという人もいると思います。今回はビジネスでの電話対応について説明します。

【電話をかける時のマナー】

●先方の情報はしっかり入れておく

相手側の基本的な情報を知らずに電話をかけるのは大変失礼です。

電話番号を間違いのないようにかけるところから、社名や部署名はもちろんのこと、注意したいのは相手の名前の読み方。きちんと調べておきましょう。

●自分の伝えたいことを簡潔にまとめておく

相手側ももちろん仕事の手を止めて、電話を受けています。

用件をメモにまとめて、短い時間で内容を伝えられるように準備しておきましょう。

こちらも会社の電話を使っています。電話をかけるのにも経費がかかっているので、その点においても、短く簡潔に用件を伝えることは大切です。

また、その内容についてすぐに疑問を投げかけられることも想定して、資料なども準備しておいた方が良いです。

●時間を考える

始業してすぐ、お昼時、終業時間のギリギリで電話をするのは避けましょう。どれも忙しい時間帯になります。別の人が電話に出ることになれば、またその人の迷惑となってしまいます。

かける時間帯は考えましょう。

【電話をかける時の流れ】

●社名、部署、名前を名乗る

電話ですが、声に態度が出ます。笑顔を忘れず、しっかりした姿勢で電話をかけるようにしましょう。

●お礼を述べる

いつも取引している相手であれば、「いつも大変お世話になっております。」など、用件を伝える前にお礼を述べましょう。

●お話ししたい相手を伝える

この時に、部署や名前の間違いがないように、事前に何度も確認しておきましょう。

●相手が出た場合

もう一度、自分の社名、部署、名前を名乗ります。

次にいつもの取引に対するお礼を伝えましょう。

そして、用件を伝える前に今、相手の都合が良いかどうか確認しましょう。自分の用件を伝えるのにどれくらいの時間が必要か伝えるとより分かりやすいです。

用件は要領良く、簡潔に伝えましょう。

●不在の場合

何時頃に戻られるかを聞き、その時間に掛け直す旨を伝えます。

相手の用件で電話をした場合は、社名、部署、名前、連絡先を伝え、折り返しの電話が欲しいことを伝えても良いでしょう。

●最後にもお礼を伝える

電話をしている時間、手を止めて話しを聞いて頂いているということを忘れず、お礼を伝えましょう。

●電話を切る

電話はかけた方が切るというのが基本です。

こちらからかけた場合は、お礼を伝えた後、優しく受話器を置いて切るようにしましょう。

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